INFORMATIVA AI SENSI DEGLI ARTT. 13 E 14 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679 (di seguito, “GDPR”) IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI E DEL D.LGS. 30 GIUGNO 2003, N. 196 (di seguito, “Codice Privacy”).
Il GDPR relativo alla protezione delle persone fisiche, con riguardo al trattamento dei dati personali (di seguito, “Dati”) e alla libera circolazione dei Dati stabilisce di informare preventivamente gli interessati (di seguito, “Cliente” o “Clienti”) in merito all’utilizzo dei Dati che li riguardano. La normativa UE in materia è integrata dalle disposizioni contenute nel Codice Privacy.
Titolare del Trattamento dei Dati e modalità di contatto
Titolare del trattamento (di seguito, “Titolare”) è
Saffi Capital Solutions S.p.A., in breve SAFFI CS S.p.A., con sede in Milano, Via Del Vecchio Politecnico n. 9 – 20122 Milano – Registro Imprese di Milano, C.F. e P. Iva 11001070967, autorizzata all’esercizio dell’attività fiduciaria con decreti ministeriali del 08/04/1931 e 26/02/1941 – PEC: saffics@legalmail.it; tel. (+ 39) 02 87 178 044
Responsabile del Trattamento
Il responsabile del trattamento è il legale rappresentante pro-tempore della Società.
Categorie e tipi di dati raccolti e trattati
I Dati trattati da SAFFI CS S.p.A. possono includere dati comuni raccolti ai fini della conclusione del contratto con il Cliente o per la relativa esecuzione o vicende che ad esso sono pertinenti. Ciò di norma riguarda le seguenti informazioni:
a) informazioni raccolte presso il Cliente, ivi incluse le seguenti:
– dati personali relativi al fiduciante, quali nome/cognome, qualifica, indirizzo, numero di telefono, indirizzo mail personale;
– data e luogo di nascita;
– sesso;
– stato civile, persone a carico (nome ed età) e relazione con il Cliente;
– copia dei documenti di identità in corso di validità e copia del codice fiscale/tessera sanitaria;
– nazionalità, residenza ai fini fiscali e paese di residenza;
– occupazione svolta, reddito e fonti di ricchezza;
– investimenti, attivi posseduti e passività.
b) informazioni raccolte presso terzi, ivi incluse le seguenti:
– informazioni pubblicamente disponibili su imprese, soci e attività possedute;
– altre informazioni provenienti da fonti terze, come servizi di valutazione patrimoniale, agenzie antifrode e intermediari.
c) informazioni specifiche relative ai servizi resi da SAFFI CS S.p.A.
– numero di mandato fiduciario e relativi conti;
– saldo estratto conto;
– dettaglio partecipazioni;
– dati relativi alle operazioni/disposizioni impartite dal Cliente;
– rendiconti e documenti contabili.
d) categorie particolari di Dati:
– in alcuni casi, ove consentito dalla legge e nei limiti della stessa, possono essere richieste e trattate informazioni di natura medica o relative a condanne penali e reati.
e) altre informazioni:
– se rilevante rispetto ai servizi richiesti dal Cliente, potrebbe verificarsi la necessità di trattamento di dati personali di soggetti terzi, quali ad esempio soci in affari (compresi azionisti e titolari effettivi), persone a carico o famigliari, altri titolari di rapporti di conto o carte. In tale ipotesi, il Cliente è invitato a trasmettere copia della presente informativa ai soggetti interessati prima di fornire a SAFFI CS S.p.A. tali informazioni, assumendone i conseguenti obblighi e responsabilità e manlevando SAFFI CS S.p.A. rispetto ad ogni contestazione, pretesa e/o richiesta di risarcimento del danno da trattamento che dovessero pervenire da parte dei terzi interessati.
Finalità del Trattamento cui sono destinati i Dati e relativa base giuridica
A. Il conferimento dei Dati a SAFFI CS S.p.A. è obbligatorio ed il relativo trattamento non richiede il consenso preventivo del Cliente (art. 6, c.1, lett. b-c-f del GDPR) per le seguenti finalità:
i) adempiere agli obblighi contrattuali e precontrattuali derivanti dal conferimento dell’incarico;
ii) adempiere agli obblighi previsti dalle leggi e regolamenti, nazionali e comunitari (es. normativa antiriciclaggio e antiterrorismo, normativa fiscale ecc.) oppure eseguire un ordine di Autorità giudiziarie o di organismi di vigilanza al quale il Titolare del trattamento è soggetto;
iii) perseguire un interesse legittimo del Titolare del trattamento, in particolare quello di difesa in giudizio.
Il mancato conferimento dei Dati e/o l’eventuale espresso rifiuto al trattamento comporterà l’impossibilità per SAFFI CS S.p.A. di concludere ed eseguire l’incarico fiduciario.
- Il conferimento dei Dati a SAFFI CS S.p.A.è facoltativo e non richiede il consenso preventivo del Clientequando il trattamento riguarda finalità strettamente connesse e strumentali alla gestione del rapporto fiduciario. Il mancato conferimento dei Dati e/o l’eventuale espresso rifiuto al trattamento comporterà l’impossibilità per SAFFI CS S.p.A. di concludere ed eseguire quanto richiesto.
- Il conferimento dei Dati a SAFFI CS S.p.A.è facoltativo ed il relativo trattamento richiede il consenso preventivo del Cliente(art. 7 del GDPR) quando il trattamento riguarda finalità funzionali alle attività che SAFFI CS S.p.A. svolge quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, l’organizzazione di eventi, incontri, convegni e seminari, distribuzione di materiale a carattere informativo relativo ai propri servizi. In tal caso il consenso, se prestato, è revocabile in qualsiasi momento senza con ciò pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prima della revoca.
Si ricorda che per i trattamenti effettuati ai fini di invio diretto di proprio materiale pubblicitario o di propria vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazioni commerciali in relazione ai servizi analoghi a quelli utilizzati dal Cliente, SAFFI CS S.p.A. può utilizzare gli indirizzi di posta elettronica ai sensi e nei limiti consentiti dall’art. 130, comma 4 del Codice della Privacy e dal provvedimento dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali del 19 giugno 2008, anche in assenza di consenso esplicito. La base giuridica del trattamento dei Dati per tale finalità è l’art. 6, comma 1, lett. f) del GDPR, ferma restando la possibilità di opporsi a tale trattamento in ogni momento, seguendo le indicazioni presenti alla sezione “Diritti dell’Interessato”.
Natura del Conferimento dei Dati
La comunicazione dei Dati dal Cliente a SAFFI CS S.p.A. viene effettuato in esecuzione di un obbligo legale (p. es. per adempimento alla normativa antiriciclaggio/antiterrorismo) o contrattuale. In mancanza di comunicazione dei Dati, SAFFI CS S.p.A. non può stipulare un contratto od altro rapporto negoziale con il Cliente né darvi esecuzione.
Finalità del Trattamento dei dati raccolti
SAFFI CS S.p.A. può comunicare i Dati i suo possesso a soggetti terzi.
Tale circostanza può rendersi necessaria in quanto richiesta dalla normativa vigente o per l’esecuzione del contratto oppure con il consenso espresso del Cliente.
A titolo esemplificato e non esaustivo, si indicano di seguito i soggetti a cui potrebbero essere comunicati i dati dei Clienti:
a) autorità e organismi di vigilanza e controllo e in generale soggetti, pubblici o privati, con funzioni di rilievo pubblicistico;
b) soggetti che svolgono o distribuiscono servizi bancari, finanziari e assicurativi;
c) soggetti che svolgono attività di archiviazione della documentazione e data entry;
d) soggetti che forniscono servizi per la gestione del sistema informativo della Società e delle reti di telecomunicazioni (ivi compresa la posta elettronica);
e) soggetti che svolgono attività di assistenza e consulenza.
I soggetti a cui vengono comunicati i dati utilizzeranno i dati stessi svolgendo la funzione di “responsabile” del trattamento, nominato dalla Società, oppure operando in totale autonomia come distinti “titolari” del trattamento.
Possono venire a conoscenza dei dati in qualità di responsabili o incaricati, relativamente ai dati necessari allo svolgimento delle mansioni assegnate, le persone fisiche appartenenti alle seguenti categorie:
a) lavoratori dipendenti della Società o presso di essa distaccati;
b) stagisti, collaboratori e lavoratori interinali;
c) dipendenti delle società esterne nominate responsabili;
d) eventuali professionisti nominati ad hoc concordemente con il Cliente/Interessato.
Conservazione e trasferimento dei Dati all’Estero
La gestione e la conservazione dei Dati avvengono su server ubicati in Italia o in altro Paese dell’Unione Europea di proprietà e/o nella disponibilità di SAFFI CS S.p.A. e/o di società terze incaricate quali responsabili del trattamento. Resta inteso che, SAFFI CS S.p.A. ove si rendesse necessario, avrà la facoltà di spostare l’ubicazione dei server all’interno dell’Unione Europea e/o di altri Paesi anche extra UE. Il trasferimento all’estero dei dati in paesi extra UE può avvenire solo in conformità alle disposizioni di cui al capo V del GDPR. In particolare, ai sensi dell’art. 49 del GDPR, il trasferimento dei dati personali verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale è ammesso, in mancanza di una decisione di adeguatezza ai sensi dell’art. 45, comma 3, o di garanzie adeguate ai sensi dell’art. 46:
a) con il consenso del Cliente
b) qualora il trasferimento sia necessario all’esecuzione di un contrato concluso tra il Cliente e SAFFI CS S.p.A. ovvero all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su istanza del Cliente;
c) il trasferimento sia necessario per la conclusione o l’esecuzione di un contratto stipulato tra SAFFI CS S.p.A. e un’altra persona fisica o giuridica a favore dell’interessato;
d) il trasferimento sia necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.
Si fa presente, in particolare, che il trasferimento dei Dati verso Paesi terzi è consentito anche in mancanza di adeguatezza (art. 45 GDPR) o di garanzie adeguate (art. 46 GDPR), nei casi di espresso consenso da parte del Cliente o nel caso in cui il trasferimento sia necessario all’esecuzione di un contratto concluso tra SAFFI CS S.p.A. e il Cliente (quale, a titolo di esempio, i trasferimenti di dati ad intermediari finanziari esteri presso i quali il Cliente ha incaricato SAFFI CS S.p.A. di avviare relazioni finanziarie). Possono essere oggetto di trasferimento anche i dati relativi a condanne penali o reati, ove richieste in forza della normativa antiriciclaggio estera o per l’esecuzione del contratto tra SAFFI CS S.p.A. e il Cliente o per tutelare gli interessi legittimi di SAFFI CS S.p.A.
Modalità di Trattamento dei Dati personali
Il trattamento avviene tramite strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa e comunque adottando le opportune misure di sicurezza volte ad impedire l’accesso, la divulgazione, la modifica o la distruzione non autorizzata dei Dati.
Fonte dei Dati
I Dati sono raccolti da SAFFI CS S.p.A. direttamente presso il Cliente.
Nel caso in cui SAFFI CS S.p.A. acquisisca dati da terzi o da fonti accessibili al pubblico, verrà fornita informativa adeguata entro un mese dall’ottenimento dei dati personali e comunque non oltre la prima eventuale comunicazione al Cliente, ad eccezione dei casi in cui ricorra una delle ipotesi di esonero di cui all’art. 14, comma 5 del GDPR.
Ai fini del predetto esonero, rilevano in particolare le acquisizioni di Dati ai fini dell’assolvimento di obblighi posti in capo a SAFFI CS S.p.A., tra cui – a titolo esemplificativo – quelli previsti dalla normativa di contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo.
Periodo di conservazione dei Dati
I Dati raccolti per le finalità di cui alla lettera A), saranno trattati e conservati per tutta la durata del rapporto fiduciario e, cessato il rapporto, per un ulteriore periodo nel termine massimo previsto per adempiere ad obblighi fiscali, amministrativi e normativi e comunque per la durata dei termini prescrizionali applicabili dal codice civile e da leggi speciali o per tutelare un legittimo interesse di SAFFI CS S.p.A.
I Dati raccolti per le finalità di cui alle lettere B) e C) saranno trattati e conservati per il tempo necessario all’adempimento di tali finalità.
Dati particolari
SAFFI CS S.p.A. normalmente non richiede e non tratta di propria iniziativa “dati particolari” dei propri Clienti, ossia quelli idonei a rivelare lo stato di salute, l’orientamento sessuale, le opinioni politiche e religiose, l’adesione a partiti o sindacati.
È possibile che, per eseguire specifiche richieste di servizi inerenti all’incarico fiduciario (quali a titolo di mero esempio il pagamento di quote associative ad organizzazioni politiche/sindacali o bonifici verso associazioni varie), SAFFI CS S.p.A. possa trattare tali dati. Pertanto, in siffatte situazioni il Cliente, nell’ambito delle istruzioni impartite, dovrà esprime il proprio esplicito consenso scritto al trattamento di dati particolari o diversamente la Società non potrà dare esecuzione alla richiesta del Cliente.
Potranno inoltre costituire oggetto di trattamento i dati personali idonei a rivelare l’eventuale esistenza di condanne penali nonché di procedimenti penali in corso di cui al D.P.R. 14/11/2002 n. 313 e ss. (“Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti”); tali dati saranno trattati nel rispetto di quanto previsto dai principi di cui all’art. 10 del GDPR.
Diritti dell’Interessato
In conformità a quanto previsto dal GDRP, in relazione ai Dati oggetto del trattamento di cui alla presente informativa, al Cliente è riconosciuto in qualsiasi momento il diritto di:
– Accesso (art. 15 del GDPR);
– Rettifica (art. 16 GDPR);
– Cancellazione (art. 17 GDPR);
– Limitazione (art. 18 GDPR);
– Portabilità, intesa come diritto di ottenere dal Titolare del trattamento i dati in un formato strutturato di uso comune e leggibile da dispositivo automatico per trasmetterli ad altro titolare del trattamento senza impedimenti (art. 20 GDPR);
– Opposizione al trattamento (art. 21 GDPR).
L’esercizio dei diritti può essere esercitato mediante comunicazione scritta da inviare al Titolare del trattamento a mezzo Pec all’indirizzo saffics@legalmail.it o a mezzo lettera raccomandata a.r. all’indirizzo 20122 Milano, Via del Vecchio Politecnico 9.
Si ricorda che ai sensi dell’art. 77 del GDPR potrà essere proposto reclamo all’Autorità Garante in caso di violazione della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.